Informativa sul trattamento dei dati personali

La presente informativa è resa, ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR») e del D.Lgs. 196/2003 («Codice Privacy»), a tutti i soggetti che interagiscono con il servizio Eativia: in particolare, ai ristoratori che si registrano alla piattaforma, ai loro collaboratori, ai richiedenti demo, ai ristoratori che Eativia contatta come potenziali clienti, ai visitatori del sito www.eativia.com e ai visitatori dei menu digitali pubblici (clienti finali dei ristoratori).

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è Marco Carletti (ditta individuale in regime forfettario), con sede in Via della Liberazione 25, 64032 Atri (TE), P.IVA 02191610670, non iscritto al REA, di seguito «Eativia».

• Email: support@eativia.com
• Responsabile della Protezione dei Dati (DPO): non designato — designazione non obbligatoria ai sensi dell’art. 37 GDPR per l’attuale dimensione del trattamento.

2. Categorie di dati trattati

2.1 Ristoratori e collaboratori (utenti registrati)

• Dati anagrafici e di contatto: nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono.
• Credenziali di accesso: hash della password (algoritmo bcrypt, cost 12); per gli accessi tramite Google OAuth, identificativo dell’account Google e foto profilo.
• Dati relativi all’attività di ristorazione: ragione sociale, ubicazione, descrizione, immagini caricate, contenuti del menu.
• Dati di pagamento e fatturazione: gestiti integralmente da Stripe Payments Europe Ltd.; Eativia conserva soltanto identificatori tecnici (Stripe customer ID, subscription ID) e lo stato dell’abbonamento.
• Log di consenso: data, versione del documento accettato, hash dell’indirizzo IP e user-agent al momento dell’accettazione (cfr. art. 7, par. 1, GDPR).

2.2 Richiedenti demo (utenti non ancora registrati)

Tramite il modulo di richiesta demo raccogliamo: nome, email, telefono, ragione sociale e ubicazione del ristorante, fonte di riferimento e, se il richiedente arriva da un link tracciato, la campagna o il canale di provenienza. Il consenso al trattamento e l’eventuale opt-in marketing vengono registrati con le stesse modalità del punto precedente.

Chi richiede una demo riceve da Eativia alcune email di follow-up sulla demo richiesta (conferma, materiali, promemoria per fissarla). Ogni email contiene un link per disiscriversi con un clic; dopo la disiscrizione non riceve più email automatiche da Eativia.

2.3 Visitatori del menu pubblico (clienti finali del ristoratore)

• Identificativo di sessione anonimo (UUID v4) generato lato client e memorizzato in sessionStorage solo previo consenso tramite cookie banner.
• Tipo di dispositivo (mobile/tablet/desktop), sorgente di traffico (QR code o link web), referrer della pagina di provenienza.
• Eventi di interazione con il menu: visualizzazioni di categorie, prodotti e offerte, ricerche, aggiunte al carrello virtuale.
• Dati di feedback (facoltativi): valutazione 1-5 stelle ed eventuale messaggio testuale (max. 1.000 caratteri). Non sono richiesti email, telefono o nome. Insieme al feedback viene conservato l’hash SHA-256 dell’IP per finalità anti-spam.
• Mappa della pagina del locale (Vetrina): se il ristoratore mostra la posizione del locale su una mappa, il dispositivo del visitatore scarica le immagini della mappa direttamente dal servizio OpenFreeMap (dati © OpenStreetMap). Come per qualunque risorsa web, il servizio riceve l’indirizzo IP e il tipo di browser del dispositivo; non vengono impostati cookie né inviati altri dati. La mappa si carica solo quando entra nello schermo.

Sul menu pubblico Eativia non memorizza l’indirizzo IP in chiaro, non utilizza cookie pubblicitari né tecniche di fingerprinting, e non comunica i dati dei visitatori del menu a piattaforme pubblicitarie o di profilazione. Le sole comunicazioni a una piattaforma pubblicitaria riguardano i contatti commerciali di Eativia stessa (richiedenti demo e ristoratori arrivati da un annuncio Meta) e sono descritte al §2.8.

2.4 Ospiti che prenotano un tavolo (clienti finali del ristoratore)

Quando un ristoratore attiva le prenotazioni online, chi prenota lascia nome, email, eventuale numero di telefono, data, ora e numero di persone, occasione e richieste particolari. La piattaforma conserva inoltre lo storico delle prenotazioni presso quel ristorante e la traccia delle scelte privacy dell’ospite (data, versione dell’informativa, hash dell’IP e user-agent).

Per questi dati il titolare del trattamento è il ristoratore; Eativia li tratta esclusivamente per suo conto, in qualità di responsabile ex art. 28 GDPR, alle condizioni dell’Accordo per il trattamento dei dati (DPA). L’informativa completa, a nome del ristorante, è pubblicata nella pagina di prenotazione di ciascun locale ed è mostrata all’ospite prima dell’invio della richiesta.

• Eativia non utilizza i dati degli ospiti per finalità proprie e non invia loro comunicazioni promozionali.
• Il ristoratore può inviare offerte e novità solo agli ospiti che hanno prestato un consenso specifico e facoltativo, mai preselezionato e distinto dalla prenotazione; l’ospite può revocarlo in ogni momento dal link presente nella email di conferma o rivolgendosi al ristorante.
• Allergie e intolleranze sono trattate solo se l’ospite sceglie di comunicarle, al solo fine di preparare il servizio.
• Per esercitare i propri diritti l’ospite si rivolge al ristorante; le richieste ricevute da Eativia vengono inoltrate al ristoratore competente.

2.5 Interazioni con l’Assistente AI

I ristoratori e collaboratori autenticati possono utilizzare l’Assistente AI per la redazione, ottimizzazione e importazione dei menu. In tale ambito vengono trattati:

• Messaggi e istruzioni di testo inseriti nella chat dell’assistente, unitamente al contesto del menu del ristorante (voci, descrizioni, prezzi, categorie, allergeni) e a metriche di performance aggregate. Nessun dato identificativo dei clienti finali del ristorante viene inviato ai modelli di intelligenza artificiale.
• Messaggi vocali (dettatura): l’audio registrato viene elaborato in streaming esclusivamente nella memoria volatile (RAM) del server per la trascrizione in testo e scartato immediatamente. Nessuna registrazione audio viene conservata su disco né memorizzata nel database.
• Documenti o immagini del menu allegati per l’importazione: elaborati unicamente per estrarre la bozza del menu.

Le richieste ai modelli sono instradate con una policy che ammette soltanto fornitori che non conservano i contenuti né li usano per addestrare i propri modelli; i fornitori sono elencati nella pagina Sub-responsabili. Dove e come Eativia usa l’intelligenza artificiale, come viene segnalata agli utenti e agli ospiti (art. 50 Reg. UE 2024/1689) e quali limiti ha è descritto nella pagina Intelligenza artificiale in Eativia.

2.6 Canali di messaggistica del personale (Telegram e WhatsApp)

Il ristoratore e i suoi collaboratori possono collegare al proprio account un canale Telegram o WhatsApp per dialogare con l’Assistente AI e ricevere avvisi sulle prenotazioni. Il collegamento è facoltativo, avviene su iniziativa dell’utente tramite un codice monouso e può essere interrotto in ogni momento dalle impostazioni. In tale ambito trattiamo:

• l’identificativo del canale: l’ID della chat Telegram oppure il numero di telefono WhatsApp, il nome visualizzato e, su Telegram, l’eventuale username;
• il contenuto dei messaggi scambiati con l’assistente e le relative risposte, che possono includere dati del ristorante e, su richiesta dell’utente, informazioni sulle prenotazioni (nome dell’ospite, numero di persone, data e ora, richieste particolari);
• il registro degli avvisi inviati (prenotazione interessata, canale, data) e le preferenze di avviso impostate per ciascun ristorante;
• per il canale WhatsApp, il conteggio dei messaggi ai fini dell’addebito dei crediti previsto dai Termini di servizio.

I messaggi transitano sull’infrastruttura del servizio di messaggistica scelto dall’utente. Per WhatsApp si tratta della WhatsApp Business Platform di Meta Platforms Ireland Ltd., che agisce per Eativia come responsabile del trattamento ai sensi dei WhatsApp Business Data Processing Terms; i trasferimenti verso Meta Platforms, Inc. (USA) sono coperti dalle clausole contrattuali standard e dal Data Privacy Framework UE-USA. Per Telegram si tratta dei server di Telegram Messenger Inc., che tratta i messaggi secondo le proprie condizioni e la propria informativa, come avviene per qualsiasi servizio di comunicazione scelto dall’utente. Eativia non invia messaggi a chi non ha collegato il canale; chi scrive al numero WhatsApp di Eativia senza averlo collegato riceve un solo avviso automatico e il suo numero è conservato soltanto per il tempo tecnico necessario a evitare risposte ripetute.

2.7 Potenziali clienti e comunicazioni di Eativia

Eativia gestisce i propri contatti commerciali (ristoratori potenziali clienti) in un archivio interno (CRM). I dati vi arrivano da tre fonti:

• Moduli degli annunci Meta (Lead Ads). Chi compila un modulo di contatto in un annuncio di Eativia su Facebook o Instagram ci trasmette, tramite Meta Platforms Ireland Ltd., i dati inseriti (nome, email, telefono, nome e città del locale), la campagna di provenienza e le eventuali caselle di consenso spuntate nel modulo. Le email automatiche partono solo se nel modulo è stato prestato il consenso a ricevere comunicazioni; altrimenti il contatto è soltanto personale e individuale.
• Dati pubblici di attività commerciali (Google Places). Eativia può ricercare ristoranti nel servizio Google Places e registrarne i dati pubblicati dall’attività stessa: nome del locale, indirizzo, telefono e sito web aziendali, valutazione e numero di recensioni pubbliche. Questi dati servono solo a un primo contatto commerciale personale e individuale (visita, telefonata o messaggio scritto da una persona), mai a invii automatici. Al primo contatto forniamo questa informativa (art. 14 GDPR) e il contatto può opporsi in ogni momento, anche solo rispondendo: in tal caso non viene più contattato.
• Richieste di demo e registrazioni (§2.1 e §2.2).

Le email di Eativia ai richiedenti demo, ai contatti commerciali e agli utenti registrati (follow-up della demo, guida all’avvio dell’account, novità sul servizio) sono inviate tramite il fornitore di invio email elencato nella pagina Sub-responsabili. Partono in automatico solo verso chi ne ha fornito la base: la propria richiesta (demo, modulo di contatto), il rapporto di cliente per servizi analoghi a quelli già acquistati (art. 130, comma 4, Codice Privacy, «soft opt-in») oppure il consenso. Ogni email contiene un link di disiscrizione con un clic, rispettato per tutte le comunicazioni successive. Per sapere se le email arrivano e risultano utili, rileviamo consegna, apertura e clic sui link di ciascuna email.

2.8 Statistiche del sito e misurazione delle campagne

• Statistiche del sito www.eativia.com. Solo con il consenso espresso nel banner, il sito registra con PostHog (dati ospitati nell’Unione europea) le pagine visitate e i clic sui pulsanti principali, associati a un identificativo casuale del browser, senza indirizzo IP né registrazione delle sessioni.
• Cookie di attribuzione eativia_ft. Ricorda il primo link tracciato (campagna o canale) da cui il visitatore è arrivato, per attribuire a quel canale l’eventuale richiesta di demo o registrazione. Durata, consenso e dettagli sono descritti nella Cookie Policy.
• Conversions API di Meta. Per misurare l’efficacia dei propri annunci, Eativia comunica a Meta Platforms Ireland Ltd. che un contatto ha richiesto una demo, si è registrato o è diventato cliente, insieme all’email e al telefono resi non leggibili con funzione di hash SHA-256 (Meta li confronta con i propri account senza riceverli in chiaro). Avviene solo per chi è arrivato da un annuncio Meta di Eativia (modulo Lead Ads o link della campagna) o ha accettato i cookie di attribuzione sul sito; per tutti gli altri non viene inviato nulla. Meta tratta questi dati anche come titolare autonomo secondo la propria informativa.

3. Finalità e basi giuridiche

4. Modalità del trattamento e tempi di conservazione

• Account ristoratore: per tutta la durata del contratto e successivamente per 10 anni, ai sensi dell’art. 2220 c.c. (obblighi contabili).
• Richieste demo non convertite: 24 mesi dalla ricezione, salvo conversione in account.
• Contatti commerciali (CRM): 24 mesi dall’ultimo contatto, salvo conversione in cliente o opposizione (in tal caso i dati sono cancellati, conservando solo quanto serve a non ricontattare l’interessato). I dati presi da Google Places sono aggiornati o cancellati nei tempi consentiti dalle condizioni del servizio.
• Email di Eativia: lo storico degli invii (data, modello, esito di consegna, apertura e clic) segue il contatto a cui si riferisce; l’indirizzo di chi si disiscrive resta nell’elenco delle esclusioni finché serve a non scrivergli più.
• Eventi analytics grezzi: 30 giorni; successiva aggregazione anonima a tempo indeterminato.
• Feedback dei clienti: conservati per la durata dell’abbonamento del ristoratore, eliminati entro 30 giorni dalla cessazione.
• Dati degli ospiti che prenotano: per il periodo impostato dal ristoratore titolare (predefinito: 24 mesi dall’ultima attività dell’ospite), trascorso il quale la scheda viene anonimizzata automaticamente; prima, su richiesta di cancellazione dell’ospite. Il registro dei consensi dell’ospite è conservato senza recapiti.
• Log di consenso: 10 anni, ai sensi del principio di accountability (art. 5, par. 2 e art. 7, par. 1 GDPR).
• Token di registrazione, reset password, verifica email: eliminati al primo utilizzo o entro 24-72 ore dalla scadenza.
• Collegamenti Telegram e WhatsApp: fino allo scollegamento da parte dell’utente o alla cancellazione dell’account; i codici di collegamento hanno breve scadenza e sono eliminati al primo utilizzo. Il registro degli avvisi è cancellato insieme alla prenotazione a cui si riferisce; le conversazioni con l’assistente seguono il termine indicato al punto successivo.
• Conversazioni e cronologia Assistente AI: le conversazioni inattive da più di 90 giorni vengono eliminate automaticamente e permanentemente unitamente ai relativi messaggi, proposte di modifica (changeset) e immagini temporanee orfane.

5. Destinatari e responsabili esterni del trattamento

I dati sono trattati, per conto di Eativia e sulla base di accordi ex art. 28 GDPR, da fornitori appartenenti alle seguenti categorie:

• Infrastruttura cloud: database, archiviazione dei file, hosting delle applicazioni, rete di distribuzione dei contenuti e cache. I dati risiedono in data center dell’Unione europea.
• Pagamenti e fatturazione: gestore dei pagamenti e degli abbonamenti (Stripe Payments Europe Ltd., Irlanda) e servizio italiano di fatturazione elettronica per l’emissione delle fatture e la trasmissione al Sistema di Interscambio.
• Autenticazione: accesso tramite account Google, se scelto dall’utente.
• Intelligenza artificiale: fornitori di modelli linguistici e di trascrizione vocale, raggiunti direttamente o tramite un servizio di instradamento, che elaborano i contenuti inviati all’Assistente AI solo per generare la risposta e non li utilizzano per addestrare i propri modelli (policy di instradamento «nessuna raccolta dei dati» su ogni richiesta; cfr. la pagina Intelligenza artificiale).
• Comunicazioni: servizio di invio delle email transazionali e delle email di Eativia a richiedenti demo, contatti commerciali e utenti (§2.7); WhatsApp Business Platform di Meta Platforms Ireland Ltd. per il canale WhatsApp del personale (§2.6).
• Statistiche del sito: PostHog Inc., con dati ospitati nell’Unione europea, solo previo consenso (§2.8).

Meta Platforms Ireland Ltd. riceve inoltre, come titolare autonomo, gli eventi della Conversions API descritti al §2.8 (email e telefono in forma di hash SHA-256) e trasmette a Eativia i dati dei moduli Lead Ads compilati dagli interessati (§2.7), alle condizioni dei Termini degli strumenti di business di Meta. Google fornisce i dati pubblici delle attività tramite Google Places come fonte, non come responsabile per conto di Eativia.

L’elenco nominativo e aggiornato di questi fornitori — con sede legale, categorie di dati trattate e strumenti di trasferimento — è pubblicato nella pagina Sub-responsabili del trattamento, che vale anche come informazione ai sensi dell’art. 28, par. 2, GDPR verso i ristoratori titolari. I dati possono inoltre essere comunicati ad autorità pubbliche quando la legge lo impone e a consulenti vincolati al segreto professionale.

Il canale Telegram, se collegato, comporta la trasmissione dei messaggi a Telegram Messenger Inc., che non agisce come responsabile per conto di Eativia ma come servizio di comunicazione scelto dall’utente (§2.6).

Le mappe della pagina del locale sono servite da OpenFreeMap (openfreemap.org), che riceve la richiesta direttamente dal dispositivo del visitatore come fornitore autonomo di contenuti, non come responsabile per conto di Eativia (§2.3).

6. Trasferimenti extra-UE

Alcuni dei fornitori elencati nella pagina Sub-responsabili hanno sede o infrastruttura negli Stati Uniti (tra cui Meta Platforms, Inc. per il canale WhatsApp, la Conversions API e i moduli Lead Ads, e il servizio di invio delle email). I trasferimenti sono coperti dalle Standard Contractual Clauses (decisione di esecuzione UE 2021/914) e, ove applicabile, dal EU-US Data Privacy Framework. Misure supplementari: cifratura in transito (TLS 1.2+) e a riposo, minimizzazione dei dati, hashing degli identificatori sensibili.

Telegram Messenger Inc. ha sede fuori dall’Unione europea e non offre a Eativia garanzie contrattuali ex art. 28 o 46 GDPR: chi collega questo canale lo fa a propria scelta e alle condizioni di Telegram. Chi preferisce evitarlo può usare il canale WhatsApp o le notifiche nell’applicazione.

7. Diritti dell’interessato

L’interessato può, in ogni momento, esercitare i diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione e revoca del consenso. Le richieste vanno inviate a support@eativia.com e saranno evase entro 30 giorni. Per non ricevere più email di Eativia basta anche il link di disiscrizione presente in ognuna; per opporsi al trattamento dei dati raccolti da fonti pubbliche basta rispondere al primo contatto o scrivere allo stesso indirizzo. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento svolto fino a quel momento.

8. Reclamo all’Autorità di controllo

È sempre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all’autorità dello Stato membro UE di residenza abituale, del luogo di lavoro o del luogo della presunta violazione.

9. Modifiche

La presente informativa può essere aggiornata. Le modifiche sostanziali saranno notificate via email agli utenti registrati e sottoposte a nuova accettazione al successivo accesso all’area riservata; per i visitatori del menu pubblico e del sito, il banner dei cookie viene ripresentato per acquisire un nuovo consenso quando cambiano gli strumenti soggetti a consenso. La versione corrente del documento è 1.6.0.